Begin niet bij de software
Elke leverancier toont je wat zijn software kan. Vergelijkingssites laten je soms honderden kenmerken aanvinken. Daardoor lijkt de keuze ingewikkelder dan ze is. En een functie die eerst alleen interessant leek, wordt plots onmisbaar voorgesteld. Eén vinkje meer, en je offerte is een stuk zwaarder dan je bedoelde.
In de praktijk geven drie vragen al veel richting. Beantwoord ze eerlijk voordat je naar pakketten of demo's kijkt. Zo weet je eerst welk type CRM je nodig hebt.
1. Wie moet ermee werken, en waar?
Kijk niet alleen naar het aantal gebruikers, maar ook naar hun werk. Een binnendienst, een vertegenwoordiger onderweg en een dossierbeheerder in zijn mailbox hebben elk andere noden. Denk ook aan wie alleen informatie raadpleegt, zoals de zaakvoerder of de boekhouding.
2. Welke informatie hoort erin en met welke systemen moet een CRM samenwerken?
Bepaal welke informatie je wilt beheren, zoals klanten, offertes, verkoopkansen en servicevragen. Bekijk ook welke koppelingen nodig zijn. Werkt een CRM niet goed samen met je boekhoudpakket of ERP, dan ontstaan dubbele gegevens en verliezen medewerkers snel hun vertrouwen in het systeem.
3. Hoe specifiek is jouw manier van werken?
Voor een kort en eenvoudig verkoopproces kan een standaardpakket volstaan. Werk je met keuringen, dossiers, tussenpersonen of verschillende vestigingen, dan moet een CRM volgens jullie noden kunnen worden geconfigureerd. Dat bepaalt mee of medewerkers het systeem ook op lange termijn blijven gebruiken.
Drie types CRM vergeleken
Kijk eerst naar het type oplossing en pas daarna naar de merknamen. Op basis van de drie vragen hierboven kom je meestal bij een van deze drie types uit.
Een kant-en-klaar CRM-pakket. Dit is een standaardoplossing waarmee je snel kunt starten. Ze is geschikt voor kleine teams met een eenvoudig en herkenbaar verkoopproces. Vaak combineert zo'n pakket klantenbeheer met functies zoals offertes, planning, facturatie of urenregistratie. De grenzen worden zichtbaar zodra je veel eigen velden, specifieke goedkeuringen of koppelingen nodig hebt. Dan ontstaan er opnieuw losse werkwijzen naast het pakket.
Een basis-CRM, geconfigureerd volgens jullie noden. De software wordt niet van nul ontwikkeld. Je vertrekt van een bestaand Microsoft-platform en configureert de tabellen, schermen en processtappen volgens jullie werking. Zo krijgen medewerkers wat ze nodig hebben, zonder dat je betaalt voor uitgebreide modules die niemand gebruikt. Dit is wat wij met Power Apps op Dataverse realiseren.
Een volwaardig CRM-platform. Dit brengt uitgebreide mogelijkheden voor verkoop, marketing en klantenservice samen in één omgeving. Je configureert bestaande processen en functies, in plaats van alles zelf te bouwen. Dit type past bij grotere of complexere organisaties met verschillende teams, campagnes, serviceprocessen of externe gebruikers. Binnen het Microsoft-platform spreken we hier over Dynamics 365 Sales, eventueel aangevuld met andere Dynamics 365-toepassingen.
| Voor wie | Waar het kan botsen |
|---|
| Kant-en-klaar CRM-pakket | Kleine teams met een standaard verkoopproces | Specifieke velden, goedkeuringen en koppelingen |
| Basis-CRM volgens jullie noden | Kmo's met een eigen manier van werken | Wie uitgebreide standaardfuncties voor marketing of klantenservice nodig heeft, groeit mogelijk door |
| Volwaardig CRM-platform | Grotere of complexe organisaties | Vraagt een duidelijke afbakening en een ervaren implementatiepartner |
Het tweede en derde type delen bij Microsoft dezelfde technologische basis. Daardoor kun je licht beginnen en later uitbreiden zonder opnieuw van nul te starten.
Een eenvoudige richtlijn: een kant-en-klaar pakket kun je meestal zelf kiezen na een proefperiode. Voor een basis-CRM volgens jullie noden of een volwaardig CRM-platform maak je de keuze beter samen met een partner die eerst je processen en technische omgeving onderzoekt.
Wat kost een CRM echt?
Op de website van een leverancier zie je meestal één bedrag: de licentieprijs per gebruiker per maand. Die prijs is gemakkelijk te vergelijken, maar vertelt maar een deel van het verhaal. Toch mag je ze niet zomaar negeren. Kies je een te dure licentie, dan draag je die kost voor elke gebruiker, maand na maand en vaak jarenlang mee. Een verkeerde licentiekeuze kan daardoor op termijn zwaarder doorwegen dan het verschil in implementatiekosten.
De werkelijke kost bestaat uit drie delen.
Licenties. Die betaal je meestal maandelijks per gebruiker. De prijs verschilt per product en licentietype. Kijk daarom niet alleen naar het bedrag, maar ook naar wat iedere gebruiker echt nodig heeft.
Implementatie. Hieronder vallen de analyse van je processen, de inrichting van de omgeving, koppelingen met je boekhoudpakket of ERP, de migratie en opschoning van bestaande gegevens en de opleiding van je medewerkers. In onze projecten is dit meestal de grootste kost tijdens het eerste jaar.
Je eigen tijd. Ook binnen je organisatie moeten mensen tijd vrijmaken voor de implementatie. Ze moeten uitleggen hoe jullie werken, voorstellen beoordelen, gegevens controleren, de oplossing testen en opleidingen volgen. Een goede implementatiepartner begeleidt dat werk en bewaakt de voortgang, maar kan het niet volledig van je organisatie overnemen.
Met de prijsniveaus hieronder kun je zelf al een eerste richtbudget voor de implementatie berekenen, nog voordat je verschillende partners aanspreekt. De bedragen zijn gebaseerd op onze eigen projecten, zijn eenmalig en zijn exclusief licenties.
- Tot 1.000 euro per gebruiker wanneer het vooral gaat om configuratie en een basisopleiding, zonder uitgebreide gegevensmigratie. Dit past meestal bij een kant-en-klaar CRM-pakket.
- 1.000 tot 2.000 euro per gebruiker voor een CRM dat volgens je processen wordt geconfigureerd, inclusief koppelingen en migratie. Dit is het niveau dat we het vaakst zien bij kmo's met 10 tot 30 gebruikers.
- Vanaf 3.000 euro per gebruiker voor complexe omgevingen met meerdere teams, verschillende koppelingen, externe gebruikers of eigen modules. Denk bijvoorbeeld aan vastgoed of aan verkoopprocessen waarbij onderzoek en ontwikkeling aan een product voorafgaan.
Deze bedragen zijn geen eenvoudige rekensom op basis van het aantal gebruikers. Vijftien gebruikers kunnen zowel in het tweede als in het derde prijsniveau vallen. De doorslaggevende vraag is wat die gebruikers krijgen: hoeveel functionaliteiten, koppelingen, gegevensmigratie en procesondersteuning zijn nodig?
Het blijft uiteraard een richtlijn. Pas na een scopebepaling, waarbij je processen, koppelingen en gegevens in kaart worden gebracht, kan een partner een betrouwbare prijs bepalen.
Een CRM van Microsoft is niet automatisch Dynamics 365 Sales
Veel kmo's zoeken naar “een CRM van Microsoft”. Microsoft biedt daarvoor verschillende mogelijkheden. Dynamics 365 is de verzamelnaam voor een brede reeks bedrijfstoepassingen. Business Central is daarbinnen een ERP-oplossing. Dynamics 365 Sales is de volwaardige CRM-toepassing voor verkoop. Voor marketing en klantenservice bestaan aparte Dynamics 365-toepassingen die ermee kunnen samenwerken.
Maar een kmo heeft niet altijd Dynamics 365 Sales nodig. Op hetzelfde onderliggende Microsoft-platform kun je met Power Apps en Dataverse een lichtere CRM-oplossing configureren. Die bevat dan precies de klantenfiches, opvolging en koppelingen die jouw organisatie nodig heeft. Wij noemen dat een Power Apps CRM.
Microsoft wordt soms als te groot en te duur voor een kmo beschouwd. Dat kan kloppen wanneer je kiest voor uitgebreide Dynamics 365-toepassingen die je organisatie niet nodig heeft. Het geldt niet automatisch voor het platform eronder.
Werk je vandaag al met Outlook, Teams en SharePoint? Dan bestaan je gebruikers, toegangsrechten en een groot deel van je digitale werkomgeving al binnen Microsoft. Een CRM op Power Apps en Dataverse kan daarop aansluiten. Ook Copilot en andere AI-agents, zoals Claude AI, kunnen dan gebruikmaken van dezelfde centraal beheerde gegevens.
Hoe vergelijk je CRM-offertes?
Wie een vergelijkingssite gebruikt, bezorgt zijn gegevens en aanvraag aan een tussenpartij. Die bepaalt vervolgens welke partners de aanvraag ontvangen. Dat kan handig zijn om snel met leveranciers in contact te komen, maar je hebt zelf minder controle over de selectie. Daardoor kun je ook in contact worden gebracht met een partner die minder goed aansluit bij je vraag.
Je kunt ook rechtstreeks verschillende partijen aanspreken die het type CRM kunnen aanbieden dat je nodig hebt. Welke aanpak je ook kiest, stel bij elke offerte dezelfde vragen.
Dekken de offertes dezelfde inhoud? Controleer wat wel én niet inbegrepen is. Denk aan analyse, gegevensmigratie, koppelingen, opleiding en ondersteuning na de ingebruikname. Als de scope verschilt, vergelijk je geen prijzen maar verschillende projecten.
Is duidelijk wat je krijgt, tegen welke prijs? Een uurtarief of een vrijblijvende raming in dagen laat ruimte voor extra kosten. Wat voor welk bedrag wordt geleverd, moet vooraf zo concreet mogelijk vastliggen.
CRM-projecten lopen nog te vaak uit in tijd en budget. Een ervaren partner kan na een scopebepaling zeggen wat het afgesproken werk kost, en neemt daar verantwoordelijkheid voor. Een vaste prijs maakt die verantwoordelijkheid concreet. Kan een partij die niet geven, dan is de opdracht nog niet goed afgebakend.
Met een gelijke scope, een vaste prijs en de drie vragen uit dit artikel vergelijk je eerlijk en houd je zelf de regie.
Voor wie wij niet de juiste partij zijn
Heb je maar twee of drie gebruikers? Dan is een CRM dat volgens jullie noden wordt geconfigureerd meestal te zwaar en volstaat een eenvoudig kant-en-klaar pakket. Ook wanneer je vooral aan particulieren verkoopt of een kassasysteem zoekt, zijn wij waarschijnlijk niet de juiste partij.
Ligt het probleem vooral bij complexe prijsberekeningen? Dan horen die berekeningen meestal thuis in je ERP of in een aparte toepassing. Een CRM kan daarop aansluiten, maar vervangt die systemen niet.
Leg je situatie kort aan ons voor
Twijfel je welk type CRM bij jouw organisatie past? Mail vijf regels naar sales@profility.be:
- je sector en het aantal medewerkers;
- wie ermee moet werken: binnendienst, buitendienst of dossierbeheer;
- welke systemen je vandaag gebruikt;
- waar het precies knelt;
- welk boekhoudpakket of ERP je gebruikt.
Binnen twee werkdagen bellen we je voor een vrijblijvend gesprek. Jij legt je situatie uit en wij geven meteen richting: welk type CRM past, welk prijsniveau je ongeveer mag verwachten en of Profility de juiste partner is. Ook wanneer onze conclusie is dat je beter voor een eenvoudig pakket of een andere oplossing kiest.
Je gegevens blijven bij ons en worden niet doorgegeven aan andere leveranciers.
Liever een formulier? Dat kan ook, via onze contactpagina.
