Het overzicht zit vandaag vaak bij je verkopers
De offertes staan in het boekhoud- of ERP-pakket. De afspraken zitten in Outlook. En hoe een dossier er werkelijk voor staat, weet vooral de verkoper die ermee bezig is. Dat kan voor die persoon best werkbaar zijn. Voor jou wordt het lastiger zodra je over het hele team wilt kijken.
Wie volgt wat op? Welke klant wacht nog op ons? Waar is al twee weken niets gebeurd?
Om die vragen te beantwoorden, moet je de informatie bij elkaar halen. In een van onze gesprekken vertelde een commercieel verantwoordelijke dat hij de agenda's van zijn verkopers nakeek en manueel telde hoeveel klantencontacten er waren geweest. Het gaf hem enig zicht op de activiteit, maar de context moest hij er nog altijd bij zoeken.
De schaal waarop dit speelt, wordt makkelijk onderschat. Bij een producent waarmee we spraken, gaan er ongeveer duizend offertes per maand buiten. Het opmaken ervan is daar geen probleem. De opvolging wel.
Veel werkwijzen zijn zo gegroeid. Elke verkoper heeft zijn eigen manier om bij te houden wat belangrijk is, en tijdens de salesmeeting komt alles even samen. Zodra het team groeit, iemand wegvalt of je als nieuwe manager meer structuur wilt brengen, merk je hoeveel van dat overzicht afhangt van persoonlijke kennis.
Je bent dan zelf de schakel die alle losse informatie bij elkaar houdt. Dat kost tijd die je ook aan je team en je klanten zou kunnen besteden.
Hoe zie je welke offertes aandacht nodig hebben?
Het totaalbedrag van je openstaande offertes zegt hoeveel er mogelijks nog te winnen valt, maar niet waar je moet ingrijpen.
Daarvoor moet je bij elke offerte ook zien wat er rond gebeurd is: de mails, de telefoons en de afspraken. Neem een grote offerte die al een tijd openstaat. Er is overleg geweest, de klant heeft bijkomende informatie gevraagd en er staat een bespreking gepland. Daar wordt dus aan gewerkt. Een andere offerte is veel recenter, alleen is er sinds het versturen niets meer mee gebeurd. Het is dus niet de ouderdom van een offerte die je iets vertelt, maar wat er intussen mee gebeurd is.
Bekijk je die informatie per verkoper, per type offerte of per fase in het verkoopproces, dan zie je ook patronen. Bij één medewerker stapelen dossiers zich op. Een ander team verliest veel tijd tussen de technische bespreking en het aangepaste voorstel. Dat zijn signalen waar je iets mee kunt doen, nog vóór ze in de verkoopresultaten opduiken.
Hoe laat je je team offertes consequenter opvolgen?
De commerciële afspraken zijn er vaak al. Je weet hoe snel klanten in jouw sector beslissen en wanneer je team opnieuw in beeld moet komen. De uitdaging zit in de uitvoering, ook op de dagen dat iedereen handen tekortkomt.
Nieuwe aanvragen, telefoontjes van klanten en dringende interne vragen trekken vanzelf de aandacht. Een verstuurde offerte doet dat veel minder. Die kan stil blijven liggen, terwijl de klant intussen verder beslist.
Bij een klant van ons werd dat pijnlijk duidelijk. Wanneer een verkoper uiteindelijk belde, bleek geregeld dat de keuze al gemaakt was. Er waren offertes uitgewerkt en gesprekken gevoerd, maar in de periode waarin de klant besliste, was de opvolging weggevallen.
Een systeem kan die opvolging actief onder de aandacht brengen. Zodra een offerte verstuurd is, komt ze bij de juiste verkoper in beeld. Die krijgt een overzicht van wat aandacht vraagt, met herinneringen op basis van de afspraken die binnen het team gelden. Blijft de opvolging uit, dan kan ook jij als manager een melding krijgen.
Die werkwijze hebben we bij deze klant ingericht, met een dagelijks overzicht voor de verkopers en een melding aan de salesmanager wanneer een dossier te lang bleef liggen. Het bedrijf bepaalde zelf wanneer die signalen nodig waren, op basis van de doorlooptijd van zijn offertes.
Wat kun je als salesmanager vroeger bijsturen?
Met actuele informatie kun je je tijd besteden aan de dossiers waar jouw tussenkomst verschil maakt. Een verkoper wacht op input van een technische collega. Een belangrijk voorstel blijft hangen op een interne goedkeuring. Of een grote offerte wacht op een prijsbeslissing die de verkoper zelf niet kan nemen.
Die situaties vragen elk iets anders. Soms moet je iets uitklaren met een collega, soms zelf een beslissing nemen en soms mee aan tafel. Het overzicht helpt je om te zien waar je nodig bent.
Ook de salesmeeting krijgt daardoor een andere invulling. Als de stand van zaken vooraf beschikbaar is, kun je sneller naar de inhoud: welke dossiers lopen vast, wat is er nodig om verder te raken en wie kan daarbij helpen? De verkopers brengen hun inschatting en klantenkennis mee. De basisinformatie ligt er al.
Dat helpt ook bij afwezigheid. Als een collega ziek is of vertrekt, blijven afspraken en eerdere gesprekken beschikbaar voor het team. Je kunt het werk herverdelen zonder eerst het hele verhaal te moeten reconstrueren. Die gedeelde informatie is een belangrijk onderdeel van goed klantenbeheer.
Waarom verlies je offertes?
Je conversieratio vertelt je welk deel van je offertes je wint. Een van onze klanten haalt ongeveer één op vijf offertes binnen en ziet daar groeimarge in. Om te weten waar die marge zit, heb je ook het verhaal achter de verloren offertes nodig.
Te duur, niet op voorraad, een te lange levertijd, een voorstel dat niet aansloot. Tel die redenen samen en je krijgt een ander beeld dan een lijst dossiers met de status verloren. Zeker als je ze naast het verloop van de opvolging legt.
Merk je dat de klant bij het eerste opvolgtelefoontje vaak al beslist heeft, kijk dan hoeveel dagen er tussen het versturen en dat gesprek zaten. Keert een te lange leveringstermijn steeds terug bij een bepaalde productgroep, dan is dat een gesprek voor je operationele verantwoordelijke. En als veel offertes eindigen zonder dat iemand de reden kent, ontbreekt er informatie om een commerciële keuze op te baseren.
Een goede verkoopmaand wil niet zeggen dat de opvolging vandaag goed loopt. Er komen orders binnen uit eerdere trajecten, terwijl recent verstuurde offertes weinig aandacht krijgen. Wie alleen naar het eindresultaat kijkt, ziet dat verschil pas later.
Met vaste verliesredenen en de historiek van het dossier kun je zulke patronen onderzoeken. Je ziet waar het proces stokt en waar coaching, capaciteit of een andere commerciële aanpak nodig kan zijn. Dat geeft meer houvast dan achteraf proberen te verklaren waarom de cijfers tegenvallen.
Hoe krijg je je verkopers mee zonder extra administratie?
Voor jou als salesmanager is dat overzicht meteen winst. Een verkoper voelt dat pas wanneer het hem helpt om zijn eigen werk gedaan te krijgen. Hij wil snel weten welke klanten aandacht vragen, de juiste informatie terugvinden en verder kunnen met een dossier. Dat gevoel verdwijnt snel als hij daarvoor dezelfde gegevens op drie plaatsen moet ingeven.
Daarom is de koppeling met de toepassingen die er al staan zo belangrijk. Bij verschillende van onze klanten blijven de verkopers hun offertes maken in het pakket dat ze al gebruiken. Klantgegevens, bedragen en offertes komen automatisch mee in de omgeving voor opvolging. De verkoper vult daar zijn dossiers aan met de afspraken en de voortgang van het gesprek met de klant.
De informatie die jij als manager nodig hebt, ontstaat zo tijdens het gewone werk. Het team hoeft ze voor de salesmeeting niet opnieuw bij elkaar te zoeken of in een aparte rapportering over te nemen.
Ook de manier waarop je het systeem inricht, maakt verschil. Een verkoper moet snel bij zijn eigen offertes, laatste afspraken en openstaande acties kunnen. Jouw overzicht kan daarnaast over het hele team kijken. Zo ondersteunt dezelfde informatie zowel de dagelijkse opvolging als de beslissingen die jij moet nemen.
Wanneer volstaat Excel niet meer voor offertebeheer?
Een gedeelde lijst kan goed werken zolang ze actueel blijft en het team er voldoende aan heeft. Je merkt de grens wanneer het steeds meer moeite kost om te weten wat er werkelijk gebeurt.
Je vraagt updates op, laat gegevens overzetten en controleert of afspraken zijn nagekomen. Na een afwezigheid moet iemand uitzoeken welke dossiers zijn blijven liggen. En bij de volgende salesmeeting begint het verzamelen opnieuw. De opvolging draait, maar ze vraagt voortdurend aandacht van jou om te blijven draaien.
Dat is een reden om de werkwijze zelf te bekijken. Waar komen de offertegegevens vandaan? Welke informatie heeft je team nodig? En op welke momenten wil jij zicht krijgen op achterstand of stilgevallen dossiers?
Een CRM kan helpen om offertes, klantencontacten en opvolging samen te brengen en die signalen automatisch te geven. Welke ondersteuning nodig is, hangt af van de knelpunten en van wat de bestaande toepassingen al kunnen. De manier waarop je team offertes maakt, kan daarbij vaak behouden blijven. Sta je voor die keuze, dan vergelijken we in een apart artikel de drie types CRM en wat ze kosten.
