Na het digitaliseren: zo werk je met een AI-assistent bovenop je bedrijfsapplicaties

Wat is de stap na digitaliseren?

Veel bedrijven zijn vandaag met stap één bezig. Ze hebben applicaties en willen er efficiënter mee werken. Daar schreef ik eerder over in ons artikel over bedrijfsprocessen digitaliseren. Dat is waardevol werk, maar de volgende stap ziet er anders uit.

In die stap gebruik je je applicaties minder zelf. Een AI-assistent doet dat voor jou. Je vraagt wat je nodig hebt, en hij zoekt het op, vult het aan en zet het klaar in de juiste applicatie. De AI-assistent wordt wat de browser is voor het web: de plek waar je werkt, terwijl de applicaties erachter draaien. Het scherm van elke applicatie wordt daardoor minder belangrijk.

Voor de ondernemer die van 's ochtends tot 's avonds alles zelf regelt, en voor wie elke dag facturatie en planning bijhoudt, betekent dat vooral dit: minder administratie, en meer halen uit de systemen die je al hebt.

Hoe begint mijn werkdag?

Ik start mijn dag niet meer in mijn mailbox, maar bij Kai, onze AI-assistent. Kai werkt met vaste instructies. Hij beantwoordt interne mails en zet antwoorden op klantmails voor me klaar.

Hoe wordt één mail een project in vijf minuten?

Neem een nieuw project. De bestelbon van de klant zit in mijn mailbox. Ik typ één zin: "bekijk mijn laatste mail en maak dat project aan", met de naam van de collega die het werk zal doen. Dan gaat Kai aan de slag:

• hij haalt de klantgegevens uit de bestelbon;
• hij kijkt na of de klant al bestaat;
• hij zoekt context in ons CRM, zoals de verslagen van de salesgesprekken, zodat het project de juiste titels krijgt;
• hij maakt het project aan in Connect;
• daarna zet hij in Jira de user stories klaar, de taken waarin we het werk opdelen, op basis van de hoofdlijnen van de offerte.

Connect is de naam die we gaven aan onze eigen applicatie: een Power App samen met Dynamics 365 Sales, waarop onze hele interne werking draait.

Na vijf minuten staat het project klaar. Collega's kunnen er uren op boeken en de facturatie staat klaar. Met de user stories in Jira erbij is het een kwartier. Ik had ondertussen mijn koffie in de hand.

Wat als de assistent met meerdere systemen praat?

Kai is niet aan één applicatie gekoppeld. Hij praat ook met ons boekhoudsysteem en ons HR-systeem. Pas dan wordt het echt interessant, want er ontstaan combinaties die je in één applicatie niet hebt. Een mail over een nieuw project wordt zo ook een check of de collega die ik in gedachten had geen verlof heeft, zodat we de juiste persoon en de juiste planning kiezen.

Hoe leer je een AI-assistent vertrouwen?

Vertrouwen in een AI-assistent groeit zoals bij een nieuwe collega. In het begin controleer je veel en stuur je vaak bij. Hoe langer je samenwerkt, hoe beter je weet bij welke vraag je nog eens nakijkt.

Eén ding blijft werk voor een mens. Kai weet wat er in een salesmeeting gezegd is, en hij weet wat er in de offerte staat. Die twee zijn niet altijd hetzelfde: soms is er iets afgesproken dat niet in de offerte staat, of omgekeerd. Dat kijk je zelf na.

Waar stuur je een AI-assistent bij?

Wat Kai moet weten, staat in zijn basisinstructies. Die staan bij ons in een interne wiki en zijn makkelijk aan te passen. Bijsturen in de chat kan ook, maar dat is minder efficiënt. Het geheugen van de assistent helpt, maar belangrijke afspraken horen in de basisinstructies.

Twee kleine voorbeelden. Tijden staan in Belgische tijd en niet in UTC, de wereldtijd waarmee veel systemen werken. En we werken altijd met dagprijzen, nooit met uurprijzen. Zo'n afspraak zet je één keer in de instructies. De bedragen zelf staan daar nooit in.

De persoon die er dagelijks mee werkt, de key user, moet zulke kleine aanpassingen zelf kunnen doen.

Wat hebben je applicaties daarvoor nodig?

Als je je applicaties zelf steeds minder opent, moet de AI-assistent erbij kunnen. Daarvoor heeft elke applicatie een MCP nodig: een standaardmanier waarop een AI-assistent een opdracht kan uitvoeren binnen die applicatie. Waarom dat bij elke nieuwe applicatie een eis hoort te zijn, lees je in waarom elke applicatie die je vandaag laat bouwen een MCP nodig heeft. Hoe het technisch werkt met Dynamics 365 en Power Apps, staat in ons artikel over MCP. Ook gegevens van buiten je bedrijf kan je zo ontsluiten, zoals bedrijfsgegevens uit de KBO met Kai Business Data.

Wat is de volgende stap?

Een assistent wacht op jouw vraag. Een agent werkt zelfstandig. Daar werken we nu aan. Een voorbeeld: elke maandagochtend een overzicht per verkoper, met grafieken en cijfers, maar ook met de inhoud erbij: waar elke opportuniteit staat, wat er gezegd is en wat er in meetings besproken werd. Wat agents voor jouw team kunnen doen, lees je op onze pagina AI & Agents.

Waar begin je met een AI-assistent?

Begin met één applicatie. Koppel ze aan je AI-assistent, laat een key user de instructies bijsturen tot het goed loopt, en voeg dan de volgende toe. Zo wordt het stap voor stap minder administratie, en haal je meer uit je systemen.

Wil je weten waar dat bij jou kan beginnen? Leg je situatie kort aan ons voor. Handig om daarbij te vermelden:

1. welke applicaties je team elke dag gebruikt;
2. welk administratief werk de meeste tijd kost;
3. wie er met die applicaties werkt;
4. of die applicaties al gekoppeld zijn aan andere systemen;
5. welke taak je als eerste door een AI-assistent zou laten doen;

We bekijken samen wat haalbaar is, in een vrijblijvend gesprek. Ook als de conclusie is dat je vandaag niets moet veranderen. Je gegevens blijven bij ons en worden niet doorgegeven aan andere leveranciers.