Twintig jaar geleden was digitaliseren papier vervangen. Vandaag is iedereen al digitaal, en wringt er iets anders: de tool waarmee je begon, past niet meer bij het bedrijf dat je ondertussen bent geworden.
Vertel ons hoe je vandaag werkt en waar het wringt. Dan bekijken we samen of je iets nieuws nodig hebt, of gewoon iets anders. Ook als het antwoord is dat je best blijft waar je zit.
Plan een kennismakingTwintig jaar geleden was digitaliseren makkelijk uit te leggen. Je kwam binnen bij een bedrijf, je zag mappen in een rek, formulieren op papier, een planning op een whiteboard. Je wist meteen wat er moest veranderen, en de winst was evident voor iedereen in de kamer.
Die opdracht bestaat vandaag nauwelijks nog. Bijna niemand belt ons nog met "wij moeten digitaliseren". Nieuwe bedrijven starten meteen digitaal, en de oudere hebben die stap al lang gezet. Toch zoeken elke maand honderden mensen in Vlaanderen naar hoe ze hun bedrijfsprocessen moeten digitaliseren. Wat ze aan het zoeken zijn, is iets anders dan wat er in de meeste artikels over dat onderwerp staat.
Wat wij in de praktijk zien is dit: ze zijn ooit gestart met iets wat toen de juiste keuze was, en dat is het niet meer. Een Excel die het jarenlang deed. Een proces dat in Outlook leeft. Een gedeelde inbox waar het team samen in werkt. Dat werkte, en het werkte goed. Maar naarmate het team groeit, en het aantal dossiers, en het aantal soorten dossiers, wordt het moeilijker.
De vraag is dus niet meer "hoe word ik digitaal". De vraag is: mijn eerste digitale keuze is me ontgroeid, en wat nu?
Een voorbeeld uit onze eigen praktijk. Een organisatie met een rapporteringsplicht gebruikte een communicatieplatform om alle communicatie met haar klanten centraal te houden. Precies waarvoor ze het gekozen hadden, en het deed dat ook.
Eén ding kon niet: die communicatie vasthangen aan het dossier van de klant. De oplossing daarvoor was pragmatisch. Bij elke communicatie vulde iemand het dossiernummer in als tekst. Bij de start werkte dat prima. Een klein team, niet zo veel dossiers, en collega's die elkaars werk kenden.
Ondertussen zijn er mensen bijgekomen, meer dossiers, en meer soorten dossiers. Wat één team was, zijn meerdere teams geworden. En dan valt zo'n oplossing uit elkaar, want ze werkte eigenlijk niet dank zij het systeem maar dank zij de mensen die het verband in hun hoofd hielden. Vanaf een bepaalde grootte kan geen mens dat nog.
De schade kwam op twee plaatsen tegelijk naar boven, en het is interessant welke van de twee eerst geroepen heeft.
De cijfers klopten niet. Deze organisatie moet aan een externe partij rapporteren hoeveel communicaties er waren, per jaar, per dossier, per type dossier. Dat rapport samenstellen duurde heel lang en vroeg veel manuele controles, om dan uit te komen op een resultaat dat goed genoeg was. Met de wetenschap erbij dat er zeker communicatie niet gelogd was, of verkeerd gelogd. Je kan niet tellen wat niet gekoppeld is. De persoon die die cijfers moest opstellen was de eerste om aan de alarmbel te trekken.
De kwaliteit zakte. Bij een nieuwe inkomende e-mail moesten gebruikers eerst manueel gaan zoeken wat er aan de gang was en wat de vorige communicatie was. Dat vroeg enkele stappen. Dus gebeurde het niet altijd, en werd er soms geantwoord zonder de volledige geschiedenis van het dossier te kennen. Niemand doet dat uit onwil. Het is gewoon wat er gebeurt wanneer de juiste informatie net één handeling te ver zit.
Hier zit een nuance die in verkoopverhalen meestal wegvalt: het platform was niet slecht, en de eerste keuze was niet fout.
Ze hebben ook eerst gekeken of het daar op te lossen was. Het gaf hun de flexibiliteit niet die ze wilden, maar ze wisten ook: het had daarin beter gekund, en misschien was het zelfs mogelijk geweest. Wat de balans deed kantelen was niet één ontbrekende functionaliteit. Het waren drie dingen samen. Ze kregen te weinig ondersteuning, de flexibiliteit was er niet, en er stond een hoge licentiekost tegenover.
En dan komt de redenering die volgens ons het echte kantelpunt is:
Als we toch moeten herbeginnen of herwerken, waarom kijken we dan niet verder dan dit platform alleen? Voor het geld dat we vandaag aan licenties betalen, kunnen we zeker ook naar andere mogelijkheden kijken.
Dat is het moment waarop iemand stopt met zijn zoektocht te beperken tot wat hij al heeft. Wat er bij deze klant kwam, is een app waarin communicatie binnenkomt op een manier die vertrouwd aanvoelt, met de dossierinformatie onmiddellijk ernaast. Onderliggend draait het standaard platform. De oplossing is live en het oude platform is verlaten. Ze zijn er tevreden genoeg over dat er ondertussen gesprekken lopen met andere instanties om daar hetzelfde te doen.
Als je één ding uit dit artikel meeneemt, laat het dit zijn.
Zodra je merkt dat je team zijn manier van werken aanpast in functie van de beschikbare software, is er iets omgedraaid. De software hoort zich aan te passen aan jou, niet omgekeerd.
Dat klinkt evident, maar in de praktijk gebeurt het geleidelijk en dus onopgemerkt. Er komt een extra veld waarin iemand een nummer typt. Er komt een afspraak dat je een bepaald woord in de titel zet. Er komt een tweede Excel ernaast, want dat kon niet in de tool. Elk van die dingen is klein en verdedigbaar. Samen zijn ze het bewijs dat het proces zich naar de software heeft geplooid.
Een tweede signaal is minder scherp maar even belangrijk: een product dat niet meer evolueert. We hebben een klant die met specifieke software voor zijn sector werkt en al jaren merkt dat er amper nieuwe functionaliteit bijkomt. Het bedrijf erachter zal nooit aankondigen dat het ermee stopt, maar de klant voelt het wel. Op een platform dat al jaren bestaat en waar duizenden bedrijven op bouwen, zit je op dat vlak veiliger.
Tot nu was de regel voor zo'n keuze eenvoudig, en eigenlijk best logisch: zoek voor elk proces de software die er specifiek voor gemaakt is. Een planningtool voor planning. Een communicatieplatform om communicatie bij te houden. Een pakket per probleem.
Die regel is aan het kantelen. Generieke platformen worden steeds vaker de betere keuze, precies omdat je er vandaag op maat in kan bouwen tegen een fractie van wat dat vroeger kostte. Low code deed de eerste helft van dat werk, AI en vibe code doen de tweede. Wat vijf jaar geleden een dure ontwikkeling was, is nu een kwestie van weken. En dat verandert de rekening. Bij ons zie je dat terug in hoe we processen automatiseren op het Power Platform en in wat we onder software op maat op een Microsoft platform verstaan.
Voor ons is dat de volgende stap in digitaliseren. Niet papier vervangen door software, maar een pakket per probleem vervangen door een platform waarop je processen bouwt die van jou zijn.
Wees eerlijk over de omvang: gespecialiseerde pakketten verdwijnen niet. Ze worden er minder. Het platform uit ons voorbeeld hierboven was ook gespecialiseerd, en enkele jaren geleden was het ook de betere keuze. Hoe sneller en beter generieke platformen worden, hoe meer de schaal begint te verschuiven. Het percentage processen dat prima op een generiek platform kan, stijgt jaar na jaar.
Dit is het deel dat je in weinig verkoopverhalen leest, en het is wel het nuttigste.
Komen de eisen van buiten, neem het pakket. Je verwacht van een HR-pakket niet dat het zich aanpast aan hoe jij het wil. Dat kan zelfs niet, want de sociale wetgeving bepaalt hoe het werkt. Wat je daar met je licentie koopt is niet alleen software maar ook de expertise die de veranderende regels voor jou opvolgt en correct in de applicatie zet. Dat geldt net zo voor boekhouding en voor kassasoftware met een witte kassa. In die wereld is de partij die de software maakt vaak ook de partij die ze bij je implementeert, en dat is precies goed. Zij zijn meer dan een softwareleverancier.
Komen de eisen van binnen, neem de vrijheid. Werk je een proces uit voor dossieropvolging, of om je sales te sturen, of om je klantcommunicatie te ordenen, dan implementeer je iets wat je bedrijf uniek maakt, met weinig verplichtingen van buitenaf. Daar wil je juist niet dat een pakket bepaalt hoe je werkt. Soms is het antwoord daar een standaardplatform zoals Microsoft Dynamics 365 dat je naar je eigen proces vormt, soms iets wat we er volledig op maat naast bouwen.
En het zware specialisme integreer je. Iets als geavanceerde routeplanning bouw je niet even opnieuw. Dat is jaren rekenwerk en optimalisatie. Zulke onderdelen laat je waar ze zijn en koppel je aan de rest.
Niet met zoeken. Met praten.
Dat klinkt als iets wat een IT-partner nu eenmaal zegt, maar er zit een echte reden achter. Je vraagt naar dingen die je kent, niet naar wat je niet kent. Wie vandaag vastloopt, zoekt bijna altijd een oplossing in de richting van wat hij al gezien heeft: een betere versie van hetzelfde soort tool. Veel mensen weten simpelweg niet dat een generiek platform voor hun probleem een optie is. Net zoals er vandaag nog veel mensen zijn die zich bij AI niets anders kunnen voorstellen dan tekst genereren.
Als je iets niet kent, google je er niet naar. En dan mis je net wat je nodig had.
Dus: ga in gesprek met iemand die de opties kent en die je eerlijk vertelt aan welke kant van de grens hierboven jouw proces valt. Bij ons begint elk traject daarmee: je situatie begrijpen, meekijken, en dan een oplossing voorstellen. Soms is die oplossing dat we je doorverwijzen, omdat een pakket in jouw geval het juiste antwoord is. Ook dat is een nuttig gesprek geweest.
Vertel ons hoe je vandaag werkt en waar het wringt. Dan bekijken we samen of je iets nieuws nodig hebt, of gewoon iets anders. Ook als het antwoord is dat je best blijft waar je zit.
Plan een kennismakingSoftware op maat op een veilige Dataverse basis. Bekijk onze aanpak voor apps die meegroeien met hoe jouw bedrijf werkt.
Bekijk Maatwerk en Power Apps
