Je Access database doet nog wat ze moet doen, maar niemand durft er nog aan te raken en van buiten het kantoor werken lukt niet. De vraag is: past ze nog bij hoe jullie vandaag werken?
Vertel ons wat er in je databank zit en waar het knelt. We laten je weten welke route past, en ook wanneer je beter niets verandert.
Leg je situatie voorBijna elke Access database die wij tegenkomen begint met hetzelfde verhaal. Er was een probleem, iemand kon met Access werken, en op een paar weken stond er iets dat beter was dan de Excel-bestanden waarmee men tot dan toe werkte. Dat is geen slechte beslissing geweest. Dat is precies waar Access voor gemaakt is. Het probleem is dat de organisatie sindsdien veranderd is en het bestand niet.
Herken je hier iets van?
De persoon die ze opgezet heeft, is er niet meer. Dit is in bijna elk dossier het echte probleem, en het wordt het minst uitgesproken. Nergens staat beschreven hoe de databank ooit is opgebouwd, en veel gebruikers weten zelfs niet dat er macro's achter de schermen meelopen. Elke vraag om een aanpassing wordt nu beantwoord met "dat kan, maar we raken er beter niet aan". Wie ze gebouwd heeft is intussen op pensioen. Tijd om Access ook op pensioen te laten gaan.
Iedereen moet eruit voor je iets kan aanpassen. Wie een veld wil toevoegen of een rapport wil bijwerken, vraagt eerst of alle collega's het bestand willen sluiten. Een aanpassing van een half uur kost daardoor een halve dag.
Het bestand loopt tegen zijn plafond. Een Access bestand mag maximaal 2 GB groot worden, en daarin zit alles: de gegevens, de formulieren, de rapporten en de macro's. Ver voor je die grens raakt wordt de databank al traag en onvoorspelbaar, en comprimeren en herstellen is dan al een gewoonte geworden.
Met meerdere gebruikers tegelijk wordt het traag. In de specificaties staat 255 gelijktijdige gebruikers. Dat getal zegt niets over wat werkbaar is. Op een netwerkschijf waar mensen ook effectief in schrijven, zie je formulieren die seconden nodig hebben om te openen, rijen die vergrendeld blijven en af en toe een bestand dat beschadigd achterblijft.
Werken van thuis of onderweg lukt niet. Wie zijn Access database online wil krijgen, botst hierop: Access is gemaakt voor een lokaal netwerk. Van buiten het kantoor werk je via een externe verbinding of een virtuele desktop, of je werkt niet. Onderweg iets ingeven op een telefoon gaat gewoon niet, dus mensen bellen naar de binnendienst of noteren het op papier.
Wie het bestand kan openen, ziet alles en kan alles meenemen. Rechten per gebruiker zijn in een Access bestand nauwelijks te regelen. Wie toegang heeft tot de map, ziet alle klanten, alle prijzen en alle marges. Diezelfde persoon kan het volledige bestand ook in een beweging kopieren. Een medewerker die vertrekt, neemt met een sleepbeweging je hele klantenbestand mee.
Er hangen Excel-bestanden rond de databank. Wat de databank niet kon, is er in de loop der jaren naast gegroeid: een bestand met kleurcodes om iets op te volgen, een rapport dat elke maandag geexporteerd en doorgemaild wordt, een kopie die iemand apart bijhoudt. Klanten noemen dat zelf duct tape.
De back-up is een kopie met de datum in de bestandsnaam. En niemand weet zeker of die van gisteravond wel is doorgelopen.
Stel dat diezelfde gegevens niet in een bestand op een netwerkschijf staan, maar in een databank die Microsoft voor jullie beheert. Dan verschuift elk punt hierboven.
De kennis zit niet langer in een hoofd. Het model staat beschreven, de regels zijn leesbaar, en meerdere mensen in de organisatie kunnen kleine aanpassingen zelf doen zonder dat er iets stuk gaat. Dat maakt je ook minder afhankelijk van ons.
Je hoeft niemand meer te vragen om eruit te gaan. Een nieuw veld of een aangepast overzicht gaat live terwijl de binnendienst gewoon doorwerkt.
De omvang van je databank is geen zorg meer, en de gewoonte om te comprimeren en te herstellen mag je vergeten.
De vertegenwoordiger die vandaag naar het kantoor belt om iets door te geven, geeft het ter plaatse in op zijn telefoon. Zijn collega op de binnendienst ziet het twee seconden later staan en niemand moet nog iets overtypen.
Thuis werken voelt hetzelfde aan als op kantoor. Je opent een browser, meldt je aan met dezelfde aanmelding waarmee je ook je mail opent, en je bent binnen. Geen externe verbinding, geen virtuele desktop, geen apart wachtwoord dat iemand moet beheren.
Iedereen ziet precies wat hij mag zien. Een dossierbeheerder krijgt zijn eigen dossiers, een vertegenwoordiger zijn eigen klanten, de zaakvoerder het geheel. Dat stel je een keer in en het geldt vanaf dan overal, ook in de overzichten en de rapporten. Meenemen wat niet van jou is, gaat niet meer.
Het systeem begint mee te denken. Een keuring die volgende maand vervalt, een contract dat afloopt of een dossier dat al drie weken op dezelfde stap staat, komt vanzelf bij de juiste persoon terecht. Niemand moet dat nog onthouden of ergens apart bijhouden.
Een overzicht in Excel heb je niet meer nodig. Het overzicht zit in de toepassing zelf, het is altijd actueel, en iedereen kijkt naar hetzelfde. Daarmee verdwijnt ook de discussie over welke versie de juiste is.
De back-up loopt en je moet er niet meer aan denken. Daar komt bij dat je van elke wijziging kan zien wie ze wanneer gedaan heeft. Bij een audit of een discussie met een klant blijkt dat plots erg bruikbaar.
Wie een alternatief voor Access zoekt, komt bij Microsoft uit op het Power Platform: Dataverse als databank en Power Apps voor de schermen. Alles uit de vorige sectie is daar de gewone werking. De vraag is alleen welke weg je erheen neemt. Drie routes komen in de praktijk voor, en ze brengen je niet allemaal even ver.
Je zet de tabellen op een SQL Server en koppelt ze in Access. De traagheid en de instabiliteit zijn daarmee opgelost en de 2 GB grens verdwijnt. Aan de manier waarop mensen werken verandert er niets.
Weet ook wat je hiermee niet oplost. De schermen blijven in Access, dus ze blijven gebonden aan een Windows computer op het netwerk. Werken op een telefoon blijft onmogelijk, rechten per gebruiker regel je nog altijd in de schermen zelf, en de macro's die niemand meer durft aan te raken staan er na de migratie nog gewoon. Je hebt de fundering vervangen en het huis laten staan.
Deze route leveren wij niet. Kampt je toepassing enkel met omvang en snelheid en moet niemand mobiel werken, dan is ze verdedigbaar en een pak goedkoper. Herkende je jezelf in de sectie hierboven, dan koop je hiermee vooral tijd, en blijft het een minder duurzame oplossing dan route 3.
Dataverse is de databank onder Power Apps en Dynamics 365. In Access zit een migratiehulpmiddel dat je tabellen, relaties en gegevens overzet. Wat minder bekend is: je medewerkers kunnen daarna hun bestaande Access schermen blijven gebruiken om met die gegevens te werken.
Op papier is dat een aantrekkelijke tussenstap, en ze bestaat ook echt. Wij raden ze in de meeste gevallen niet aan. Je doet twee keer werk, en de schermen blijven het deel dat je uiteindelijk toch wil vervangen. De uitzondering zijn omgevingen met erg complexe formulieren, of met koppelingen die je op korte termijn niet kan overzetten. Voor de rest is het beter om in een beweging door te gaan naar route 3.
Hier verhuist alles. De gegevens en de schermen gaan samen naar Power Apps. Formulieren en overzichten worden opnieuw opgebouwd en werken vanaf dan in een browser, op een tablet en op een telefoon. De logica die vandaag in macro's zit, komt terug als regels op de gegevens en als geautomatiseerde stappen. Dit is de route waarmee alles uit het vorige deel van dit artikel ook effectief waar wordt.
Dit is een volledige migratie. Gegevens, formulieren, rapporten en logica verhuizen samen, en achteraf blijft er geen Access bestand over waar nog iets in gebeurt. Dat is meer werk in een keer, en het is ook de enige manier waarop de afhankelijkheid, de mobiliteit en de rechten in een beweging opgelost raken.
Wat we vooraf altijd nakijken, is welke gegevenstypes niet zonder meer meegaan. Berekende velden bestaan in Dataverse niet als type, maar je bereikt hetzelfde met een eigenschap op de kolom. Een unieke index gaat niet mee in de migratie en die zet je achteraf opnieuw als alternatieve sleutel. Geen van die punten blokkeert een migratie, maar ze horen vooraf in kaart gebracht te worden in plaats van halverwege ontdekt.
De ruimte die je krijgt, staat in geen verhouding tot een Access bestand. Bij een basislicentie hoort 10 GB relationele databank, 20 GB voor bestanden en afbeeldingen en 2 GB voor logboeken. Extra capaciteit kan je bijkopen.
Hoe dat er in de praktijk uitziet. Een bedrijf dat bouwmaterialen certificeert, volgde zijn volledige dossierwerking op in een Access databank van jaren oud. Het systeem paste niet meer bij het keuringsproces, en intern was er niemand meer die er iets aan kon veranderen. Elke wijziging in de procedure werd dus buiten het systeem opgevangen, met mail en Excel ernaast. Op tafel lag een volledig op maat ontwikkelde workflow. Wij hebben voorgesteld om op Power Apps te bouwen, omdat formulieren, rechtenbeheer, koppelingen en beveiliging daar al in zitten, en om onze tijd te besteden aan wat echt eigen is aan die organisatie: de dossierflow zelf, de goedkeuringen en de prijsberekening. Externe partijen leveren hun input via een apart portaal. De doorlooptijd van de dossiers is gevoelig gedaald en het aantal klachten sterk.
Access is geen product in afbouw. Microsoft verklaart uitdrukkelijk dat het in de desktopversie blijft investeren, dus een alternatief voor Microsoft Access is niet in elke situatie nodig. Soms is de eerlijke conclusie dat je niets moet doen.
Laat je databank staan als ze door twee of drie mensen op hetzelfde kantoor wordt gebruikt, als het bestand ver van de 2 GB blijft, als niemand mobiel moet werken, en als er nog iemand in of rond het bedrijf mee overweg kan. In die situatie levert een migratie je niets op behalve een factuur, en dan zeggen wij dat ook.
Een twijfelgeval verdient aandacht. Draait je databank technisch nog prima, maar durft niemand er nog aan raken? Dan ligt het probleem niet bij de databank maar bij de afhankelijkheid. Die los je in de eerste plaats op met documentatie en met een tweede persoon die het model kent.
Het kantelt zodra mensen buiten het kantoor moeten werken, zodra er rechten per gebruiker nodig zijn, of zodra de databank een schakel wordt in een proces dat over verschillende systemen loopt. Dat laatste weegt het zwaarst. Een databank die met je boekhoudpakket, je mail en je bestanden moet samenwerken, is geen bestand meer op een schijf.
Er is nog een reden om hier niet te lang mee te wachten, en die heeft weinig met Access te maken.
Je gegevens staan na een migratie in een platform dat weet welke tabellen er zijn, hoe ze samenhangen, welke regels erop gelden en wie wat mag zien. Daardoor kan je er vragen aan stellen in gewone taal en krijg je een antwoord uit je eigen gegevens. Geen rapport dat iemand vooraf heeft gebouwd, maar de vraag zoals je ze aan een collega zou stellen die alles uit het hoofd kent. Wat je vandaag intypt en aanklikt, spreek je morgen in.
Het is die beschrijving die dat mogelijk maakt. Een bestand op een netwerkschijf kan het nooit, omdat er niets is dat weet wat die kolommen betekenen, welke rij bij welke klant hoort of wie ze mag zien. Daar zit het verschil tussen een bestand en een platform.
Zet je je gegevens nu op orde, dan kan je die stap zetten wanneer je hem wil zetten. Wacht je, dan begint het over twee jaar met dezelfde migratie die je vandaag ook al had kunnen doen.
Twijfel je of je je Access database moet moderniseren, en welke route dan past? Leg je situatie aan ons voor via het contactformulier.
Handig om daarbij te vermelden:
Wij bekijken je situatie en nemen contact op voor een vrijblijvend gesprek. Jij legt uit hoe het vandaag werkt, wij zeggen welke route past en wat een traject inhoudt. Ook wanneer onze conclusie is dat je je databank beter laat staan zoals ze is.
Je gegevens blijven bij ons en worden niet doorgegeven aan andere leveranciers.
Vertel ons wat er in je databank zit en waar het knelt. We laten je weten welke route past, en ook wanneer je beter niets verandert.
Leg je situatie voorSoftware op maat op een veilige Dataverse basis. Bekijk onze aanpak voor apps die meegroeien met hoe jouw bedrijf werkt.
Bekijk Maatwerk en Power Apps
