Service-app voor onderhoud op Power Apps

De uitdaging

Onderhoud plannen is puzzelen met mensen, gebouwen en wettelijke termijnen

De planning zit in een Excel of op een whiteboard
Werkbonnen komen dagen later binnen, en soms onleesbaar
Niemand ziet welke keuring te laat is tot de klant belt
De technieker staat ter plaatse zonder de historiek van de installatie
Materiaal en uren worden na de feiten overgetypt voor de facturatie

Een installatiebedrijf onderhoudt honderden installaties bij tientallen klanten. Rookluiken, ventilatie, branddetectie, noodverlichting: elk met een eigen keuringsfrequentie en vaak met een wettelijke verplichting erachter. Daarbovenop komen de storingen die vandaag nog opgelost moeten worden.

De planner moet weten wie welke installatie kent, wie in de buurt is en wat dringend is. De technieker wil ter plaatse zien wat er vorige keer gevonden werd, zonder te bellen. En de binnendienst wil een werkbon die volledig is: checklist, vaststellingen, materiaal, uren en een handtekening.

Een standaard planningspakket doet een deel daarvan. Deze demo toont hoe het eruitziet als backoffice en techniekers op hetzelfde datamodel werken, gebouwd rond hoe een onderhoudsbedrijf echt werkt: klant, site, installatie, interventie.

Hoe het werkt

Zeven schermen, van melding tot werkbon

Eén overzicht van wat aandacht vraagt

Bij het openen ziet de backoffice meteen wat er speelt: open storingen en hoe dringend ze zijn, wat nog ingepland moet worden, welke keuringen hun termijn voorbij zijn, hoe vol de ploeg zit de komende dagen en welke contracten binnenkort aflopen. Elke lijn opent rechtstreeks de interventie, de installatie of het contract.

Overzichtsscherm van de service-app met tegels voor open storingen, in te plannen interventies, keuringen te laat en lopende contracten, met daaronder lijsten per thema en de bezetting per technieker.

Storingen, achterstallige keuringen en bezetting op één scherm.

Plannen door te slepen

Links staan de interventies die nog geen technieker hebben, met type, prioriteit en gemeente. De planner sleept ze naar een technieker en een dag, of schakelt naar de dagweergave om op het uur te plannen. Bij elke technieker staan zijn competenties, zodat een keuring van een branddetectiecentrale niet bij iemand belandt die enkel ventilatie doet.

Dagweergave van het planningsbord met per technieker een tijdlijn van zeven tot vijf uur, interventies als blokken in de kleur van hun type, en links de lijst met in te plannen interventies.

De dag van de ploeg op een tijdlijn. Slepen is (her)plannen.

De technieker opent zijn dag

Op zijn gsm ziet de technieker zijn interventies van de dag in volgorde, met adres, afstand, type en prioriteit. Een storing met voorrang springt eruit. Geen login in een tweede systeem, geen planning die nog doorgestuurd moet worden: wat de planner sleept, staat hier.

Techniekersapp op een gsm met de dagplanning: vijf interventies met uur, klant, omschrijving, adres en labels voor type en prioriteit.

Mijn dag: vijf opdrachten, 6,5 uur gepland werk.

Alles over de installatie, ter plaatse

Bij de interventie staat de melding van de klant, het contact ter plaatse en praktische info zoals waar de sleutel ligt of hoe je op het dak komt. Het tabblad Installatie toont merk, model, serienummer, plaatsingsdatum en de historiek van vorige bezoeken. Route en bellen zitten één tik verder. Op een tablet staan planning en opdracht naast elkaar.

Techniekersapp op een tablet met links de dagplanning en rechts een storing aan een rookluik met knoppen voor route, bellen en historiek, en de gegevens van de installatie.

Op de tablet: de dag links, de installatie rechts.

Een checklist per type installatie

Elk type installatie heeft zijn eigen controlepunten. De technieker tikt OK, Niet OK of Niet van toepassing aan, vult metingen in waar dat nodig is, en bij Niet OK vraagt de app wat er mis is. Grote knoppen, want je werkt met handschoenen op een ladder. Wat hij invult wordt meteen op het toestel bewaard, dus niets gaat verloren als hij de app even sluit.

Checklist in de techniekersapp met per controlepunt grote knoppen voor OK, Niet OK en niet van toepassing, een opmerking bij een afwijking en een meetwaarde voor de batterijspanning.

Controlepunten met grote knoppen en een vraag bij elke afwijking.

De werkbon wordt ter plaatse ingevuld en getekend

Vaststellingen, foto's, materiaal uit de wagen en de werkuren komen samen op de werkbon. De klant tekent op het scherm, met zijn naam erbij. Is er een onderdeel nodig dat niet in de wagen ligt, dan zet de technieker de interventie op "wacht op onderdelen" in plaats van ze af te sluiten.

Werkbon in de techniekersapp met werkuren en verplaatsing, en een vak waarin de klant met de vinger tekent, met daaronder de knoppen wacht op onderdelen en werkbon afsluiten.

Uren, materiaal en de handtekening van de klant, voor de technieker vertrekt.

De backoffice ziet de werkbon meteen

Zodra de technieker afsluit, staat de volledige werkbon op de interventie in de backoffice: checklist met afwijkingen, vaststellingen, foto's, materiaal met bedragen, uren en handtekening. De installatie krijgt haar nieuwe keuringsdatum en status. Was er een afwijking, dan krijgt de interventie de vlag "opvolging nodig" en verschijnt ze in de lijst voor opvolging.

De app is ontworpen om de werkbon daarna als PDF naar de klant te mailen en de facturatie te voeden.

Afgewerkte interventie in de backoffice met de werkbon: checklist met één afwijking, vaststellingen, foto's, gebruikt materiaal, werkuren en de handtekening van de klant.

Afgesloten op de werf, zichtbaar op kantoor. Niets om over te typen.

Wat het verandert

Drie dingen die anders lopen

Geen werkbonnen meer om over te typen

De werkbon wordt ingevuld waar het werk gebeurt. Wat de technieker afsluit, is meteen klaar voor nazicht en facturatie.

Keuringen die niemand vergeet

Elke installatie kent haar keuringsfrequentie en volgende datum. Wat te laat is of binnenkort vervalt, staat op het overzicht in plaats van in iemands hoofd.

De technieker weet wat hem te wachten staat

Melding, toegang, installatie en vorige bezoeken staan op zijn gsm voor hij aanbelt. Minder telefoontjes naar kantoor, minder tweede bezoeken.

Onder de motorkap

Waarom geen standaard planningspakket

Een planningspakket kent afspraken en techniekers. Een onderhoudsbedrijf denkt in klanten, sites, installaties en keuringstermijnen, en dat model staat hier centraal. Elke interventie hangt aan een installatie, elke installatie aan een site en een eventueel contract. Daardoor weet het systeem welke checklist erbij hoort, wanneer de volgende keuring valt en wat er vorige keer gevonden werd.

De backoffice werkt in een model-driven app op Microsoft Dataverse, de techniekers in een webapp die gemaakt is voor duimen en kleine schermen. Beide lezen en schrijven dezelfde gegevens, dus er is geen synchronisatie en geen tweede waarheid. Wat in een standaardpakket een maatwerkproject wordt, is hier gewoon het vertrekpunt.

Schema met links de schermen van de backoffice, in het midden het datamodel (klant met contract, site, installatie met keuringsplicht, interventie met checklist en materiaal) en rechts de schermen van de technieker. De backoffice plant, de technieker krijgt de opdracht, sluit af, en de backoffice ziet het resultaat meteen.

Eén datamodel, twee manieren van werken.

Voor wie

Herkenbaar bij elk bedrijf met techniekers op de baan

Overal waar een bedrijf toestellen of installaties bij klanten plaatst, onderhoudt of herstelt, komt hetzelfde patroon terug: periodieke beurten, storingen die vandaag nog moeten, techniekers die ter plaatse alles moeten weten, en een werkbon die meteen klaar is voor de facturatie. Het product verschilt, het proces is hetzelfde.

Brandbeveiliging en rookafvoer,Ventilatie en luchtbehandeling,HVAC en koeltechniek,Verwarming en warmtepompen,Zonnepanelen en laadpalen,Liften en roltrappen,Poorten en industriedeuren,Beveiliging en toegangscontrole,Elektrische installaties en keuringen,Sanitair en waterbehandeling,Grootkeukens en horecatoestellen,Koffie- en vendingautomaten,Printers en kantoortoestellen,Medische en labotoestellen,Machines en productielijnen,Heftrucks en magazijnuitrusting,Landbouw- en tuinmachines,Zwembad- en wellnesstechniek,Technische diensten van gebouwbeheerders

Van melding tot getekende werkbon, zonder papier en zonder overtypen